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Unser Kunde ist ein führendes europäisches Bau- und Ingenieurunternehmen mit zahlreichen Projekten in ganz Europa. Derzeit sucht das Unternehmen einen deutschsprachigen Administrator/Büroleiter für sein Büro in Frankfurt.

Der Administrator leistet umfassende administrative Unterstützung, um einen effizienten Bürobetrieb zu gewährleisten. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung von Terminplänen, die Abwicklung der Kommunikation, die Führung von Unterlagen und die Unterstützung des Büroleiters bei täglichen Verwaltungsaufgaben.

Aufgaben

Verwaltungsaufgaben

Ausgaben des Direktors / Hochladen von Kreditkartenabrechnungen in Concur

Buchung von Reisen und Unterkünften

Genehmigung von Lieferantenrechnungen / Abgleich von Rechnungen

Terminplanung für Besprechungen und Pflege der Kalender der Direktoren

Unterstützung bei Veranstaltungen, Nachverfolgung der Teilnehmer und Hilfe bei den Veranstaltungen am Tag selbst.

Bei Bedarf Vertretung an der Rezeption

Führen eines aktuellen Wartungsprotokolls für das Büro

Bestellung von Büromaterial, Schreibwaren usw.

Kopierer – Recycling von Tonern, Ablesen von Zählern usw.

Erste Hilfe / Brandschutzbeauftragter

DSE-Bewertungen

Monatliche Legionellenuntersuchungen

Verfolgung des Aufenthaltsorts der Mitarbeiter

Organisation der Verteilung von Weihnachtsspielzeug

Unterstützung des Büroleiters bei der Aufrechterhaltung eines sauberen und organisierten Büros, wenn erforderlich

Übernahme aller erforderlichen Aufgaben, wenn der Büroleiter im Urlaub ist

Erfahrung

Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation

Eine positive „Can-do“-Einstellung

Zeitmanagement und Multitasking

Teamarbeit und Zusammenarbeit

Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten

Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit

Diskretion und Vertraulichkeit

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität

Problemlösungsfähigkeiten

Freundlicher Umgang mit Kunden, Kollegen und Besuchern

Ausgezeichnete Telefonmanieren

Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Übersetzt mit DeepL.com (kostenlose Version)

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